ЧТО НЕ ТАК С СЕРВИСАМИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ? ВЫБИРАЕМ ПОДХОДЯЩИЙ
Как выбрать онлайн планировщик, чтобы это работало, а не вгоняло в депрессию — рассказывает директор по стратегии Елена Руденская.

Две встречи на одно и то же время в разных календарях, «в каком мессенджере у меня звенит?», 5 чек-листов по проекту, а движения по задачам нет. Хочется найти того единственного… онлайн-планировщик, чтобы и о задачах напоминал, и не напрягал, и кофе готовил. Если хоть что-то из этого знакомо — давайте разбираться вместе, почему не работает и как выбрать подходящий вам вариант.

Банально, но, как и в любой задаче, при подборе инструмента для онлайн планирования нужно начать с обзора себя, а не с обзора инструментов ;-)
А именно, задать себе несколько вопросов: Какой результат/эффект я хочу получить от планирования? Мне нужна палка-погонялка для мотивации? Нужна морковка для вдохновения? Мне нужно видеть всю картинку целиком или я хочу понимать список задач только на завтра? Какой эффект на меня производят длинные списки задач? Вдохновляет ли возможность вычеркивать сделанное или, наоборот, фрустрирует? А может мне просто нужны напоминалки? Напрягает ли меня четкое время под задачу в календаре или, наоборот, дисциплинирует? После ответов на эти вопросы задать еще: А как я обычно планирую? Как это было по проекту/задачам, выполнением которых я полностью доволен? Что произошло там, где все пошло не так? В каком контексте я пользуюсь планированием? Только рабочие задачи? Если и личные, то насколько мне важна здесь синхронизация и прочее?

Третий этап — сопоставить ответы на первую порцию вопросов со своим реальным опытом. Если уделить этому достаточно времени и быть честным с собой, то можно обнаружить удивительные вещи. Что именно вам, для эффективного решения задач не нужно вставать в 5 утра, как Илону Маску и не нужно резать слона на куски, как вашему преуспевающему коллеге, а, например, нужно видеть общую территорию всех ваших задач с финальными сроками. Тайм-менеджмент требует такой же индивидуальной подстройки под особенности вашей психики и ценностей, как и все остальное. Только тогда это будет работать.

Какие сложности могут возникать? Например, вам комфортно детализировать, но вы прочли, что планирование должно быть гибким, сценарным, установили себе мягкие цели на годовую перспективу — и радостно не делаете ничего, пока дедлайн не начнет подпирать насколько, что вам придется делать все в последний момент, матерясь на прочитанные умные книги по гибкому планированию. Или, наоборот, вы нашли время и пространство для важных задач — поставили в календарь, внесли в чек-лист и.. — опять не работает. В назначенный час «Х» внезапно случается какой-то форс-мажор… Вы опять не в тайминге! Почему? Возможно, такой подход к планированию входит в конфликт с вашими ценностями более высокого уровня, убеждениями, связанными со свободой или творчеством. А может вообще цель не ваша, но это уже другая история ;-)) Тогда вам просто нужен другой подход и другие инструменты.

После того, как вы разобрались, что же вам нужно и подходит, можно переходить к инструментам. Я поделюсь теми, что нравятся мне и комментариями, кому они могут подойти. Но, как мы уже поняли, в выборе онлайн планировщика выбор самого инструмента вторичен) Вот такой парадокс ;-)

Итак, вот список:
Trello — лидер моего личного хит-парада.
Что хорошо: есть чек боксы — это очень круто работает на любителей закрытых гештальтов, когда можно вычеркивать + ранжирование позволяет с легкостью использовать инструмент в режиме спринтов. Что приятно: сервис содержит большое количество шаблонов, которые можно использовать для различных мелких задачек, которые обычно теряются. Я, например, веду в Trello wish листы to read — очень удобно. Часто попадается книга, которую ты потом хочешь найти и почитать — удобно кинуть ее в столбец to read — можно добавить картинку, комментарии и прочее. Книги же, которые читаю в данные момент, также добавляю туда же в другой столбец — чек-листы позволяют фиксировать рабочие мысли , которые встречаются и которые хочется использовать на практике. Дополнительные плюсы сервиса — синхронизация с другими приложениями и возможность организовать все это для себя в целую экосистему, также есть дополнительные надстройки для визуализации задач в формате диаграммы Ганта.
Miro — мой любимчик для работы с группами.
Это большая доска, которая содержит огромное количество шаблонов для работы команд и для индивидуальной работы также. По сути это не планировщик, но для тех, у кого бесконечные чек-листы вызывают тоску/тревогу/депрессию Miro может подойти для планирования — можно использовать заданные фреймы в виде дорожных карт или канвасов, которые помогают визуализировать и структурировать цели и задачи.
Slack — очень удобен, когда нужно не столько планировать, сколько структурировать проекты, особенно, если вы работаете с командой.
Лично я использую Slack не для планирования, а как копилку референсов (ролики, креативы, материалы) по темам, что полезно каждому стратегу и креатору, но и маркетологам тоже не помешает. Здесь все просто — есть возможность создавать тематические каналы, добавлять прямые ссылки, файлы, скриншоты и прочее. Можно вести коллективно, добавляя участников команды в ветки.
Evernote — планировщик, похожий на пухлый недатированный ежедневник.
Основной функционал — это работа с заметками, которые можно объединять в блокноты, добавлять метки, напоминания, участников команды и прочее. Кажется очень удобным для тех, кто профессионально работает с контентом — по сути ты сразу к контенту добавляешь нужные тебе напоминалки и при этом свободен от влияния чек-листов, которые у некоторых могут вызывать раздражение. Лично я пользуюсь сервисом, скорее, как тетрадью для учебных записей. Удобно, структурировано и доступно с любого устройства, так как есть синхронизация.
Google keep — отлично дополняет Google Календарь и другие сервисы в рамках экосистемы Google.
Google keep — инструмент планирования «на лету» для тех, кому не хочется составлять большие чек-листы, настраивать себе доски в Trello и прочее. Он позволяет работать с карточками задач, также составлять чек-листы, добавлять участников команды к задачам, делать заметки и прочее. С переходом на Trello я совсем перестала им пользоваться, но в целом сервис простой, удобный, интуитивно понятный без сложных дополнительных функций.
Padlet, как и Miro, больше подходит для работы групп.
По структуре Padlet похож на Trello, но с более гибкими фреймами и прекрасной визуализацией, что дает возможность совмещать, накапливать и структурировать данные по проектам, но функции именно планирования с возможностью устанавливать четкие сроки под задачи и отслеживать исполнение здесь отсутствуют. Это, скорее, инструмент для визуализации и структурирования задач в рамках командной работы.
Список не претендует быть исчерпывающим. Выбирайте тот тип инструмента, которой подойдет лично вам. Бумажные пухлые планировщики тоже никто не отменял, если вам так комфортнее. Самое важное в этом, чтобы не только результат, но и процесс приносили вам радость!
Директор по стратегии